Fiscale loonsom | Vrije ruimte 2026 | Cadeaukaart van € 50 p.p. mogelijk voor |
|---|
| € 400.000 (± 10 medewerkers) | € 8.000 | 160 kaarten |
| € 2.000.000 (± 50 medewerkers) | € 8.000 + € 18.880 = € 26.880 | 537 kaarten |
| € 10.000.000 (± 250 medewerkers) | € 8.000 + € 113.280 = € 121.280 | 2.425 kaarten |
Let op: de vrije ruimte is niet exclusief voor cadeaus. Personeelsfeesten, kerstpakketten, vergoedingen zonder gerichte vrijstelling en thuiswerkmiddelen tellen mee. In de praktijk is maar een deel van die ruimte op het moment van bestellen nog vrij.
Wat is de werkkostenregeling precies?
De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoe je vergoedingen, verstrekkingen en cadeaus aan personeel fiscaal behandelt. Het uitgangspunt is streng: alles wat een medewerker bovenop het loon krijgt, is in beginsel loon. De WKR geeft je vervolgens een budget — de vrije ruimte — waarbinnen je dat loon onbelast mag laten.
Drie begrippen die je uit elkaar moet houden:
- Gerichte vrijstellingen (reiskosten, scholing, zakelijke maaltijden): onbelast én ze kosten je geen vrije ruimte.
- Nihilwaarderingen (voorzieningen op de werkplek): gewaardeerd op € 0.
- Vrije ruimte: alles wat je bewust aanwijst als eindheffingsloon. Hier vallen cadeaukaarten, kerstpakketten en het personeelsfeest buiten de werkplek onder.
Een ongebruikte vrije ruimte neem je niet mee naar het volgende jaar. Wie in november nog ruimte over heeft, kan die alleen dit jaar benutten.
Valt een cadeaukaart in de vrije ruimte?
Ja. Een cadeaukaart is loon in natura en mag je aanwijzen als eindheffingsloon. Drie voorwaarden:
- Je wijst de kaart vooraf aan als eindheffingsloon en legt dat vast in je administratie. Aanwijzen achteraf, nadat de Belastingdienst vragen stelt, accepteert de inspecteur niet.
- Je waardeert tegen de factuurwaarde inclusief btw — niet tegen je inkoopkorting.
- Je blijft binnen de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen die meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is, mag je niet aanwijzen. De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per medewerker per jaar [check: Handboek Loonheffingen 2026]; daaronder toetst zij in de regel niet.
Belangrijk verschil: contant geld of een storting op de rekening is altijd belast loon. Een cadeaukaart is dat niet. Dat is precies waarom veel werkgevers de kaart kiezen boven een bonus in geld.
Rekenvoorbeeld 1 — 10 medewerkers
Fiscale loonsom € 400.000. Vrije ruimte: 2,00% × € 400.000 = € 8.000.
Al gebruikt: personeelsuitje € 3.200 en attenties € 400 = € 3.600.
Resterend: € 4.400. Een eindejaarskaart van € 100 voor 10 medewerkers kost € 1.000. Ruim binnen de ruimte; geen eindheffing.
Rekenvoorbeeld 2 — 50 medewerkers
Fiscale loonsom € 2.000.000. Vrije ruimte: € 8.000 + (1,18% × € 1.600.000 = € 18.880) = € 26.880.
Al gebruikt: € 21.000.
Resterend: € 5.880. Een kaart van € 150 voor 50 medewerkers kost € 7.500. Je gaat € 1.620 over de ruimte heen en betaalt 80% × € 1.620 = € 1.296 eindheffing. Verlaag je naar € 115 per medewerker (€ 5.750), dan blijf je er net binnen.
Rekenvoorbeeld 3 — 250 medewerkers
Fiscale loonsom € 10.000.000. Vrije ruimte: € 8.000 + (1,18% × € 9.600.000 = € 113.280) = € 121.280.
Al gebruikt: € 96.000. Resterend: € 25.280, oftewel ruim € 100 per medewerker. Bij deze omvang loont het om de WKR per kwartaal te monitoren in plaats van in december te ontdekken dat de ruimte al op is.
Cadeaukaart, kerstpakket of geld: wat kost wat?
| Cadeaukaart | Kerstpakket | Contant/bonus |
|---|
| Valt in vrije ruimte | Ja | Ja | Nee, altijd belast |
| Waardering | Factuurwaarde incl. btw | Factuurwaarde incl. btw | Brutoloon |
| Logistiek | Digitaal of per post | Opslag, distributie, retouren | Geen |
| Restwaarde voor medewerker | 100% vrij besteedbaar | Afhankelijk van smaak | 100%, maar na heffing |
| Administratie | Eén factuur, één regel | Meerdere posten | Loonadministratie |
Veelgestelde vragen
Hoeveel cadeaukaart mag ik belastingvrij geven in 2026?
Zoveel als je resterende vrije ruimte toelaat: 2,00% over de eerste € 400.000 loonsom plus 1,18% daarboven, minus wat je al hebt aangewezen.
Moet de medewerker belasting betalen over een cadeaukaart?
Nee, niet als je de kaart aanwijst als eindheffingsloon. Een eventuele heffing komt voor rekening van de werkgever.
Wat als ik over de vrije ruimte ga?
Je betaalt 80% eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte. Je draagt dat af uiterlijk bij de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van 2027 [check].
Geldt de WKR ook voor relatiegeschenken?
Nee. De WKR gaat over eigen personeel. Geschenken aan klanten en relaties vallen onder een ander regime met eigen aftrekbeperkingen.
Mag ik een cadeaukaart aan een dga geven?
Ja, mits de gebruikelijkheidstoets wordt gehaald.
